כל כך הרבה דברים נכונים צריכים להתקיים יחד כדי להצליח להשיק פרויקט או מיזם מצליח. הנוסחה המדויקת להצלחת פרויקט לא פוענחה עד תום, אולם ניתן להשתמש בניסיונם של רבים וטובים, וכך ללקט את הטיפים הטובים ביותר לפרויקט שלך. תכנון והקמה של פרויקט הם משימות מרתקות ומסובכות, ויש להתחילם ברוח היזמית הנכונה. בפרויקט מעורבים משאבים אנושיים פנים-ארגוניים וחוץ-ארגוניים, וכן תקציבים ומערכות מידע.
הנה כמה דברים שכדאי לדעת על מנת לסייע לפרויקט שלך להצליח:
* צוות עובדים – האנשים הסובבים אותך, השותפים שלך לפרויקט, הם הכוח המניע. חשוב מאוד לבחור את האנשים הנכונים, אנשים עם נקודות מבט דומות לשלך, בעלי רצון לעבוד ולתרום לפרויקט. כדאי להכין מראש פרופיל של האנשים שאתה מחפש, ולעבוד בצמוד לצוות הגיוס ומשאבי האנוש כדי להתאים את המועמדים לחיפוש שלך. חשוב שלכל מומחה יהיה התחום שלו, בו הוא מצטיין. נוסף על כך, אמנם דרוש שיתוף פעולה בין העובדים, אך באותה מידה יש לאפשר להם להתמחות בתחומם.
- ניהול סיכונים – כל פרויקט חייב להביא בחשבון טעויות אפשריות ואת טווח התקלות האפשריות בדרך להצלחה. כדי לדעת לנהל את הסיכונים באופן היעיל ביותר, חשוב להגדיר אותם בעוד מועד, ולתכנן את אפשרויות ההתמודדות עמם לכשיקרו.
- היקף הפרויקט – דברים אמנם נתונים לשינויים, אולם קביעה מוגדרת וברורה מראש לגבי היקף הפרויקט, יעדיו, מסגרת הזמן שלו ותקציבו, יאפשרו לך להתמקד ולחתור בדרך נכונה יותר אל עבר המטרות שהוגדרו. כל סטייה מהיקף הפרויקט במהלך הדרך יכולה לגרור הוצאות מיותרות וניצול לא נכון של משאבים. לכן, חלק מהיכולת לנהל סיכונים הוא גם היכולת לצפות הרחבה או צמצום של היקף הפרויקט.
- תקשורת – היא חלק מתפקידו של מנהל הפרויקט, אך לא רק שלו. פרויקט טוב הוא פרויקט שבו הזרועות השונות "מדברות" זו עם זו. תקשורת טובה בין הגורמים תאפשר ידיעה ברורה כיצד מתפתחים הפרויקט והשלבים השונים בו. תקשורת טובה חשובה גם עם הלקוח, המצפה לקבל באופן סדיר מידע על קצב ההתקדמות ועל צפי הסיום.
- לוח זמנים – חשוב לתחום את הפרויקט לפי לוח זמנים. אין הכוונה רק ללוח זמנים כולל סיום הפרויקט - כל שלב בשרשרת השלבים של הפרויקט צריך להיות מוגדר בזמן, וכדאי לערוך ישיבת סטטוסבסיום כל תקופה כדי לנתח את ההתקדמות וכיצד ניתן להימנע מפיגורים. פרויקט שמתארך גורם הוצאות ובזבוז כספים שלא הובאו בחשבון, וגם מלמד על חוסר רצינות מול הלקוח.
- משוב חיובי ולמידה מטעויות – עובדים וצוות האנשים הלוקחים חלק בפרויקט מונעים ומאותגרים על ידי שורת גורמים. אחד החשובים בהם הוא הרצון לקבל משוב חיובי על טיב עבודתם, מה שמדרבן אותם ללא הרף לבצע עבודה טובה. במקרה ההפוך – כשמתרחשת טעות או מבוצעת עבודה שגויה - כדאי לערוך משוב על מנת להבין מה לא עבד נכון, וכיצד ניתן להימנע מטעויות בעתיד ומהטחת ביקורת שלא למטרות בונות.
בית ספר תפנית מציע קורסניהולפרויקטיםלפרטים על הקורס לחץ
